Family Office & Pratique fiscale internationale
Conditions
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Salaire : 70 000 $ à 100 000 $ / année (selon l’expérience, le niveau d’autonomie et la séniorité)
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Vacances : 3 à 4 semaines
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Mode de travail : Télétravail / hybride
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Horaire : Flexible (clients et partenaires dans plusieurs fuseaux horaires)
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Emplacement : Vieux-Port de Montréal
(présence occasionnelle au bureau requise)
Le rôle
Vous supporterez directement la directrice principale du family office et agirez comme point central de coordination de ses activités professionnelles et personnelles.
Vous jouerez un rôle de bras droit opérationnel, tant sur les volets business, fiscal et logistique, avec pour objectif de lui permettre de se concentrer sur la stratégie, l’analyse fiscale et les décisions à forte valeur ajoutée.
Concrètement, vous :
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filtrerez, prioriserez et organiserez l’ensemble des demandes et informations entrantes ;
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structurerez les dossiers, suivis et échéanciers ;
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prendrez en charge tout ce qui peut être délégué afin de réduire la charge opérationnelle et mentale de la directrice.
Responsabilités – Côté business / fiscal
Organisation & gestion de dossiers
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Gestion de plusieurs agendas (family office, pratique privée, clients, appels Zoom/Teams, fuseaux horaires).
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Préparation et suivi des rencontres clients : ordres du jour, documents requis, prises de notes et suivis.
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Classement et structuration des dossiers par client, pays et type de mandat.
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Mise à jour des drives et dossiers partagés.
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Suivi rigoureux des échéanciers fiscaux, juridiques, bancaires, corporatifs, signatures et réunions de conseil.
Support documentaire & administratif
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Mise en forme de mémos fiscaux, step-plans, tableaux Excel et présentations PowerPoint à partir de brouillons ou de notes.
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Vérification de la qualité formelle des documents (structure, cohérence, pagination, tables, nomenclature).
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Coordination avec comptables, avocats, notaires et CFO (envois, rappels, rendez-vous, signatures).
Suivi financier & facturation
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Préparation de propositions de services et de lettres de mission simples.
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Suivi des honoraires : heures travaillées, factures à émettre, relances courtoises.
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Aide au suivi de certains KPI : revenus par client, récurrence des mandats, échéanciers clés.
Responsabilités – Côté personnel
Logistique & gestion du quotidien
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Organisation complète des déplacements professionnels et personnels (vols, hébergements, assurances, dossiers de voyage, check-lists).
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Gestion de certains aspects administratifs personnels :
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échanges avec propriétaire, syndic ou concierge,
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coordination de rendez-vous médicaux,
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gestion de documents liés à des déménagements ou changements d’adresse.
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Organisation & sérénité mentale
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Transformation de notes vocales, messages et idées en plans d’action clairs et structurés.
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Aide à la priorisation hebdomadaire : urgent, important, délégable, reportable.
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Rappels discrets et efficaces : échéances, appels importants, documents à signer, rendez-vous personnels.
Profil recherché
Compétences techniques
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Excellente maîtrise de Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Google Drive / OneDrive.
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À l’aise avec Zoom, Teams et outils collaboratifs.
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Capacité à produire des documents au niveau CFO / avocat / notaire.
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Bonne compréhension des notions de base en comptabilité, fiscalité et affaires.
Soft skills
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Très organisée, structurée, à l’aise dans la gestion de la complexité.
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Discrète, loyale et fiable (informations sensibles : clients, finances, vie privée).
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Autonome et proactive : anticipe, propose, améliore.
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Capable de gérer plusieurs priorités sans perdre en qualité.
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Communication claire et adaptée selon l’interlocuteur (entrepreneurs, CFO, avocats, fournisseurs).
Langues & flexibilité
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Français et anglais professionnel (écrit et parlé).
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Confort avec le télétravail et les horaires flexibles (fuseaux horaires multiples).
Type de relation de travail
Poste idéal pour une personne qui souhaite être le bras droit d’une dirigeante très active, dans un environnement confidentiel, exigeant et stimulant.
Le rôle est appelé à évoluer vers davantage de responsabilités à mesure que le family office et la pratique se structurent et se développent.