Comment mieux communiquer au travail

Rédigé par Agence Carrières

1. Écoutez activement

Il n’y a rien de plus frustrant que d’essayer d’avoir une conversation avec quelqu’un qui vous interrompt tout le temps et qui prépare mentalement la prochaine réponse qu’il pourrait donner parce qu’il pense savoir ce que vous allez dire. Ce type de communication ne sert à rien, à part à créer des malentendus et des irritations au travail. Car au final, ce n’était pas une discussion satisfaisante où les deux parties se comprenaient.

Pour éviter ce genre de conversation et améliorer votre façon de communiquer au boulot, utilisez l’écoute active. Cela implique d’être prêt à entendre réellement l’autre personne et d’avoir une conversation à double sens.

Pour écouter activement quelqu’un, vous devez chercher à comprendre ce qu’il dit. Comment s’y prendre ? Reformulez, au besoin, ce que l’autre personne vous dit pour vous assurer que vous comprenez son message. Acceptez ces propos. Et ne répondez qu’après avoir écouté tout ce qu’il vous dit.

2. Parlez en personne quand c’est possible  

Si vous avez une remarque ou un reproche à faire à quelqu’un. Faites-le toujours dans le cadre d’une conversation privée et, si possible, en personne pour éviter les malentendus. Toutefois, si cela n’est pas faisable, utilisez les différents outils de communication mis en place par votre entreprise.

N’appelez pas la personne et ne lui envoyez pas de messages textes si vous n’avez pas l’habitude d’utiliser ce mode de communication au travail. Cela pourrait être mal interprété. Gardez toujours une trace écrite de votre conversation et envoyez des emails récapitulatifs.

En revanche, si vous voulez féliciter votre collègue par exemple, faites-le en public, il n’y a rien de mal à cela et c’est très apprécié.

3. Fixez des objectifs clairs

Avant d’entamer une conversation avec une personne de votre bureau, demandez-vous toujours quel est le but de cette interaction. Quel est l’objectif final ? S’agit-il de trouver une solution à un problème ? Ou bien de faire en sorte que le nouvel employé se sente mieux dans son nouveau poste ? Une fois que vous avez déterminé l’objectif de cette conversation, communiquez-le dès le début de la rencontre. De cette façon, tout le monde comprendra l’essence de cette interaction. La conversation sera beaucoup plus productive et efficace. En plus, si vous vous éloignez de l’objectif initial, vous pouvez toujours revenir en arrière.

4. Utilisez la méthode sandwich

Personne n’aime être critiqué ou se trouver dans une situation de confrontation. C’est pourquoi il existe certaines techniques de dialogue qui peuvent vous aider à adoucir vos propos et à faire en sorte que quelqu’un accepte plus facilement ce que vous dites. La première consiste à parler en « je » plutôt qu’en « tu ». Cette façon de communiquer réduit la tension et ne met pas l’autre personne sur la défensive. Par exemple, au lieu de dire à votre collègue « Tu ne travailles pas ! », vous pouvez dire « J’ai l’impression de faire tout le travail. » 

En plus de la technique du « je », qui est excellente au travail, vous pouvez également utiliser la technique du sandwich pour faire passer votre message. Cette méthode consiste à apporter une critique tout en l’entourant de compliments. Par exemple :

« Excellent travail aujourd’hui ! Ta formation était impeccable et bien structurée. Cependant, je pense que tes diapositives pourraient être mieux adaptées au sujet dont tu parles. À l’avenir, tu peux t’inspirer des modèles déjà créés par les designers de l’équipe. Mais dans tous les cas, bon travail aujourd’hui ! »

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